發(fā)布時間：2022-11-14
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九江理工職業(yè)學院學生檔案管理規(guī)定
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第一章? 總則
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第一條 為了規(guī)范學生檔案管理，保證檔案資料齊全、完整和安全，為用人單位提供可靠的學生個人檔案材料，結(jié)合學院實際，制定本管理規(guī)定。
第二條 學生檔案是學生在校期間思想、政治、品行、學習等方面的真實記錄。各系（部）、有關(guān)部門需如實填寫、登記、歸檔，以保證檔案資料的系統(tǒng)、完整。
第三條 學生檔案管理應堅持真實、客觀、簡樸原則。
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第二章 學生檔案的收集、整理和交接
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第四條 新生入學報到時，各系（部）負責收集新生的檔案。學生入學應該歸檔的材料包括：
1.省普通高等學校招生考生檔案；
2.錄取通知書等。
第五條 學生工作處在新生入學前，根據(jù)各學院（部）新生人數(shù)分發(fā)檔案袋。新生入學時，各學院（部）按照要求接收新生檔案材料。新生報到后由各學院（部）負責把學生的江西省普通高等學校招生考生檔案拆封并連同錄取通知書等裝入新的檔案袋中，在拆裝過程中注意保管好學生檔案材料，避免出現(xiàn)遺漏、丟失或錯放檔案材料的現(xiàn)象。
第六條 整理好學生檔案后，在新的檔案袋封面上填寫好學生的相關(guān)信息，特別是生源地等信息，并按班級和學號順序排好。
第七條 在新生入學的一個月后，各學院（部）按照學生工作處安排的時間移交檔案。在移交前，須填寫好交接清單，交接清單中的學生名單順序要與移交的檔案一致，并與整理好的學生檔案一并進行移交，辦理有關(guān)移交手續(xù)。
第八條 學生工作處負責收集、匯總、分類、整理、管理各系（部）交接上來的檔案材料。
學生畢業(yè)離校前，學生工作處將組織各學院（部）進行畢業(yè)生檔案整理、歸檔工作，并按要求組織集中寄送。未畢業(yè)學生的檔案先由學生工作處保管，待補考通過后，由各學院（部）整理歸檔并交送學生工作處按規(guī)定寄送。
各系應把學生在校期間的有關(guān)材料補充歸檔，畢業(yè)生檔案包括：
1.學生獎懲材料；
2.每學年綜合測評材料；
3.高等學校畢業(yè)生登記表；
4.學生學習成績單；
5.學生學籍異動材料；
6.畢業(yè)生體檢表；
7.畢業(yè)生就業(yè)通知書；
8.國家助學貸款合同（已還清助學貸款的除外）；
9.其它可供參考有保存價值的材料。
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第三章? 學生檔案的管理
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第十條 學生檔案室必須符合防火、安全、保密等要求，專人負責。日常管理要做好防塵、防潮、防鼠、防蟲蛀、防干燥等工作，以確保檔案的安全、完整。
第十一條 學生檔案管理人員要按歸檔要求，對未歸檔的材料及時催收，對破損材料盡力粘貼修補，以保證所有檔案材料完整、齊全。
第十二條 學生檔案編排要科學有序，按學院（部）、年級、班級擺放，便于查找和管理。
第十三條 學生檔案柜架及柜內(nèi)檔案要統(tǒng)一編號并編制檢索索引，方便日常利用和科學管理。
第十四條 學生檔案室的門、柜鑰匙由專人管理，不得隨意亂放或借給他人，人員變更時，要辦理嚴格的交接手續(xù)。
第十五條 學生檔案管理人員要忠于職守，堅持原則，遵守保密規(guī)定，不斷提高檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務能力。
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第四章 檔案的借閱、轉(zhuǎn)出與交寄
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第十六條 借閱查檔必須持學院（部）證明，經(jīng)學生工作處領導批準方可進行。
第十七 條學生檔案原則上不允許個人領取。因退學或結(jié)業(yè)需要領取學生檔案，按有關(guān)規(guī)定寄回該生生源地。
第十八條 用人單位需要調(diào)檔的，必須出示用人單位調(diào)檔函件，檔案管理人員審核并作好登記后，按有關(guān)規(guī)定交寄學生檔案。
第十九 條對于按時畢業(yè)的學生，各學院（部）應根據(jù)學生報到證的報到地點，根據(jù)地域及是否暫緩就業(yè)，分別填寫《江西生源畢業(yè)生檔案明細表》、《非江西生源畢業(yè)檔案明細表》及《暫緩就業(yè)畢業(yè)生檔案明細表》。
第二十條 學生工作處聯(lián)合招生與就業(yè)指導辦公室共同負責學生檔案的交寄工作。學生檔案的交寄要做好交寄手續(xù)。根據(jù)不同情況采取不同的交寄辦法：
1.非江西生源和暫緩就業(yè)學生，經(jīng)整理、列冊后，其學生檔案統(tǒng)一送交江西省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心。由江西省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心按規(guī)定寄送出學生檔案。
2.江西生源學生檔案由學生工作處匯總、整理后，統(tǒng)一送交江西高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心。由江西高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心按規(guī)定寄送學生檔案。
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第五章? 附則
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第二十一條 本辦法自發(fā)文之日起實施，由學生工作處負責解釋。
